Автоматизация системы по ведению проектной документации

Хранить большие объемы документации на бумаге всегда рискованно и накладно. Среди недостатков: длительный процесс согласования и передачи, утеря документации, необходимость наличия помещения для хранения и обеспечения сохранности архива, отсутствие оперативного доступа к информации, ограниченный срок хранения документации для информационно-справочных целей. При этом отсутствует единая среда для коммуникаций участников процесса, обмена и хранения проектной документации. Было принято решение автоматизировать данную систему для удобства и экономии средств и времени.

Экономический эффект:

• Экономия на распечатке, фальцовке и папках: 113 250 руб./ 1 экземпляр проекта
• Трудозатраты ГИПа на подписание документов: 25ч. / 1 экземпляр проекта
• Трудозатраты инженера на штамповку: 10ч. / 1 экземпляр проекта
• Трудозатраты архивариуса на проверку, оформление и сортировку документации: 100ч. / 1 экземпляр проекта
• Трудозатраты на поиск документации: 10ч. /месяц

Видимый эффект:

• Экономия на аренде
• Исключение примерно 3,5 тонн бумаги из архива
• Удаление источника и сборника типографской пыли
• Отсутствии необходимости в утилизации устаревшего архива

Целевые показатели:

• Время поиска одного документа сократилось с 20 минут до 2.
• Срок хранения стал неограниченным.
• Количество экземпляров проектной документации сократилось с 6 до 2.

Данный проект — только часть того, что можно автоматизировать в документообороте архива, чтобы минимизировать использование бумаги и ускорить процесс поиска документов. Команда с этим справилась, и продолжает развивать проект дальше.