Кадровый аудит: цели, виды и причины

Цели проведения кадрового аудита

Проверка кадровой документации проводится с целью:

— удостоверения наличия всех требуемых документов;

— изучения соответствия документов требованиям законов РФ по кадровой деятельности.

Целью проведения кадрового аудита является оценка и снижение потенциальных рисков в области трудовых отношений и защита репутации организации, а также предотвращение возможных претензий со стороны инспекции труда и надзорных органов.

Виды кадрового аудита 

— Полный аудит кадровых документов — проверка всех кадровых документов в полном объеме. 

— Выборочный аудит кадровых документов — проверка кадровых документов высокой зоны риска и документов, в которых наиболее часто возникают нарушения. 

— Внутренний аудит может провести сотрудник компании, который хорошо ориентируется в трудовом законодательстве и у которого есть навык оформления кадровых документов. По результатам внутреннего кадрового аудита может не оформляться никакого отчета, а выявленные нарушения исправляются в рабочем режиме.

— Внешний аудит предполагает приглашение сторонних компаний, специализирующихся на таких проверках. Проверяющие составят отчет о выявленных нарушениях, дадут стоимостную оценку нарушений, а также рекомендации по устранению нарушений и предотвращению их в будущем.

Возможные причины для кадрового аудита

— переход к новому руководству; 

— уход главы кадровой службы;

— готовность к внешней проверке со стороны надзорных органов;

— создание комплекта кадровых материалов для архивации;

— обновления в законодательстве по вопросам найма и увольнения сотрудников;

— неожиданные колоссальные изменения в штате, такие как массовые увольнения и другие.

Как часто в организации проводить кадровый аудит и почему

Такую деятельность можно осуществлять в любой момент, когда возникнет необходимость оценить качество кадрового учета. Как правило, регулярность таких проверок зависит от различных факторов. На частоту аудита влияют следующие факторы:

— сфера деятельности компании;

— число работников;

— методика расчета заработной платы;

— режим работы и так далее.

Хотя разовые «экстренные» или «поверхностные» анализы, выполненные вашими сотрудниками, могут временно уменьшить размеры штрафов, они не решат проблемы качества кадрового учета в целом. Тем более штатные сотрудники организации имеют личную заинтересованность в определенных результатах аудита, повышается риск возникновения конфликта интересов и при последующей проверке сложности могут возникнуть снова.

В конечном итоге, задача любой проверки убедиться в фактическом выполнении требований трудового законодательства и правильности кадрового документооборота, а не только в корректности оформления кадровой документации. Таким образом, для сохранения кадрового благополучия крайне важно хотя бы раз в полгода привлекать к аудиту внешних специалистов.

Что компании дает кадровый аудит

Анализируя особенности кадровой документации и детали, на которые она указывает, эксперт может определить:

— корректность соблюдения правовых норм и стандартов;

— оперативность и результативность действий кадровой службы;

— наличие потенциальных точек для оптимизации процессов кадрового учета и взаимодействия с сотрудниками;

— проблемные области и способы их коррекции.

Важным фактором при проведении аудита является независимость эксперта, поэтому лучшим решением будет обратиться к аутсорсинговой компании.