Как организовать режим работы удаленного сотрудника

9 октября 2023
Прочитали уже: 408 
Что считается удаленной работой

При дистанционном формате сотрудник выполняет свои обязанности вне стационарного рабочего места, а с руководством и коллегами контактирует через интернет и по телефону. Работнику не обязательно находиться дома за компьютером, работу можно выполнять даже из другого города. Главное, что работодатель не следит за местом нахождения работника — 312.1 ТК РФ. 

Удалённая работа бывает следующих видов:

— Постоянная — работник всё время работает дистанционно, рабочих дней в офисе у него нет и стационарного рабочего места тоже. К примеру, в штате интернет-магазина есть бухгалтер. У неё нет стола и ноутбука в офисе, платежки она всегда обрабатывает дома. 
— Временная — офисного работника на срок до полугода отправляют работать домой. В это время у него нет обязанности ходить в офис. Например, дизайн-агентство распускает по домам штат иллюстраторов на время ремонта офиса. Не позже чем через полгода работодатель обязан снова позвать их в офис. 
— Периодическая — удаленка и работа в офисе чередуется. Например, с понедельника по среду бухгалтер работает дома, а в четверг и пятницу ходит в офис. 
— Временная в опасной ситуации — всех или часть работников распускают по домам из-за эпидемии, пожара или природной катастрофы. Ещё — если перевести персонал на дистант обязали власти — как в пандемию ковида. В этом случае ограничения по сроку в шесть месяцев нет — ст. 312.9 ТК РФ.

Как оформить удалённую работу

— трудовым договором — когда принимают нового сотрудника и сразу оговаривают удаленный формат;
— дополнительным соглашением к трудовому договору — когда об удаленке договорились уже в процессе работы;
 — приказом о переводе — на случай роспуска по домам в опасной ситуации типа коронавируса.

Как оформить нового сотрудника

При приеме на удаленку с работником заключают трудовой договор, в котором оговаривают:

— Место выполнения работы — название организации и город. Домашний адрес работника как место выполнения работы писать не надо;
— Режим рабочего времени — по какому графику сотрудник за работой и на связи. Например, с понедельника по пятницу с 9:00 до 18:00. Если режим не прописать, то работник работает, когда хочет. И с него только отработка нормы часов и выполнение обязанностей. Созвоны с работодателем всегда включаются в рабочее время;
— Способ взаимодействия с сотрудником — как вы будете общаться. Например, по электронной почте. Также важны сроки: например, стороны обязаны отвечать на электронные письма в течение двух рабочих дней после получения. А работник обязан проверять электронную почту не реже двух раз в день;
— Порядок вызова в офис — например, работодатель обязан сообщить о встрече в офисе не позднее чем за два дня до совещания:
— Порядок передачи отчётов о работе —  пропишите, как и в какие сроки работник должен это делать.
— Размер и порядок выплаты компенсации за использование своего оборудования. Работодатель обязан обеспечить работника всем необходимым: компьютером, принтером, бумагой, программами и антивирусом. Но работник может работать на своём — тогда ему полагается компенсация. Например, за использование ноутбука работодатель раз в месяц переводит работнику вместе с зарплатой 2000 ₽ — ст. 312.6 ТК РФ.

Если у сотрудника есть бумажная трудовая книжка, он может прислать её по почте заказным письмом с уведомлением или принести лично, если живёт недалеко. Тогда работодатель вносит запись о работе. Если у работника книжки нет или запись ему не нужна, сведения о трудовой деятельности ведут электронно. Совсем не делать запись в трудовую нельзя.

Как обмениваться документами

При найме сотрудника передают и получают обязательные документы. Дистанционная работа — не исключение. Выберите, как вам выгоднее обмениваться документами: по почте или через интернет.

— По почте

В бумажном виде отправляйте заказные письма с уведомлением о вручении. 

1. Получите от сотрудника копии паспорта, СНИЛС, дипломов и военного билета. Если нужно — еще справку об отсутствии судимости. СНИЛС работник должен получить самостоятельно.
2. Отправьте должностную инструкцию, приказы о приеме на работу и правила охраны труда. Пусть сотрудник письменно подтвердит, что ознакомился с ними.
3. Отправьте трудовой договор в двух экземплярах. Сотрудник подпишет их и отправит один экземпляр обратно.

— Через интернет
Вы должны иметь усиленную квалифицированную электронную подпись. А работник такую же или усиленную неквалифицированную электронную подпись. Обменивайтесь документами через сервис для электронного документооборота. 

Оформите с сотрудником стандартный набор документов. Через интернет это произойдёт мгновенно. Единственное исключение — трудовой договор. Когда заключите его в электронном виде, в течение трех дней отправьте сотруднику бумажную версию. Этого требует статья 312.2 ТК РФ.

Как перевести уже работающего сотрудника на удаленку в обычное время

Подпишите с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору. В нём укажите то же самое, что и для нового трудового договора удаленщика.

Как перевести работника на дистант в опасной ситуации

Работника или вообще весь штат можно перевести домой из-за опасности. И это не только эпидемия коронавируса, но и пожар или авария в офисе, несчастный случай на производстве, наводнение и землетрясение. А ещё — приказ местных властей о переводе определенного процента штата на дистант. В опасной ситуации на дистант отправляют на весь срок обстоятельств, ограничения в шесть месяцев нет. Согласие работника не нужно, допсоглашение к трудовому договору тоже. 

Работодатель выносит приказ о переводе на удаленку. Каждого работника знакомят с приказом — под живую или электронную подпись. Но если работники уже не могут прийти в офис, а электронных подписей у них нет, можно ознакомить с приказом любым другим способом: в общем чате или электронной рассылкой. Важно только, чтобы каждый работник отписался, что приказ прочитал — ст. 312.9 ТК РФ.

В приказе о переводе на дистант надо написать:

— что за опасная ситуация;
— список работников, переводимых на дистант;
— срок перевода — до момента окончания обстоятельств;
— порядок обеспечения оборудованием или возмещения расходов за своё;
— режим работы, порядок приёма задач, проверки электронной почты, созвонов, выезда в офис и сдачи отчетов.

Работать из дома бухгалтеру или дизайнеру не проблема. А вот водитель или аниматор детской комнаты делать свою работу на дистанте не смогут. Таким работникам на время действия опасной ситуации оформляют простой с оплатой в размере не менее двух третей оклада — ст. 312.9 и 157 ТК РФ.

Удаленщики из других городов и командировки

Если работник живет в другом городе, то поездка в офис работодателя считается командировкой. За неё надо оплатить проезд и суточные — Письмо Роструда № ПГ/37458-6-1.

Если удаленный работник едет по работе в другой город — это тоже командировка с оплатой — ст. 312.6 ТК РФ.

Чтобы не вникать во все особенности оформления удаленного сотрудника, вы можете обратиться к профессионалам. Эксперты по кадровому учету компании Смарт Консалтинг подробно вас проконсультируют и помогут грамотно оформить все необходимые документы. 

Вам также может быть интересно
Управление изменениями в организации: модель Левина
Цель управления изменениями состоит в том, чтобы справиться с новым рынком, изменив способ ведения бизнеса. Для бизнеса критически важно успешное внедрение намеченных изменений и достижение всех намеченных целей. Управление изменениями может использоваться для изменения чего-либо: от организационной структуры или бизнес-среды до технологий или рабочих функций.
Читать больше
22 декабря 2023
Как отличить вовлеченного сотрудника от играющего в вовлеченность
Вовлеченность — состояние, которое мотивирует сотрудников лучше выполнять работу. Раньше для привлечения соискателей было достаточно обеспечить среднюю по рынку зарплату и стандартные условия труда, то есть удовлетворить рациональные мотивы работников. Теперь этим никого не удивишь. Работодателю нужно работать над своим брендом, корпоративной культурой компании, системой управления и рабочей атмосферой, а также отстраиваться от конкурентов, чтобы привлекать высококвалифицированных специалистов. Однако даже в перспективных компаниях встречаются сотрудники, лишь играющие в вовлеченность. Как их отличить от по-настоящему замотивированных работников — расскажем в статье.
Читать больше
3 мая 2023
Почему контент-маркетинг важен в продвижении бизнеса
Большинство предпринимателей рано или поздно задумываются о продвижении бизнеса. Возникает вопрос: какой инструмент выбрать? Более 85% известных брендов используют контент-маркетинг. В статье рассмотрим, почему этот способ продвижения работает.
Читать больше
12 октября 2023
Будни рекрутера: как закрыть вакансию и не сойти с ума
Привет! Меня зовут Елена Румянцева, я рекрутер в компании «Смарт Консалтинг». Мы решили запустить рубрику «Будни рекрутера», в которой будем рассказывать об интересных ситуациях, произошедших на собеседованиях. Сегодняшними героями станут копирайтер-непоседа, слишком эмоциональный бухгалтер и хейтер своего прошлого места работы. Не переключайтесь.
Читать больше
9 марта 2022
Оставьте заявку на бесплатную консультацию и получите уникальное предложение!