Какие документы проверяются при кадровом аудите?

30 октября 2023
Прочитали уже: 111 

Когда в компанию приходит проверка, важно быть готовым и знать, какие документы показать инспекторам, где могут быть нарушения и как защититься от штрафов. Разберёмся, как самостоятельно провести аудит кадровых документов и подготовиться к приходу ГИТ.

Обязательные документы для проверки

Не спешите проводить аудит всех документов, которые оформляете. Если так сделать, вы убьете много времени на то, чтобы их посмотреть, выписать все нарушения и, самое главное, их исправить.

Все документы можно разделить на две большие группы: обязательные и необязательные по закону. При аудите акцент стоит делать на обязательных. Если вдруг у вас этих документов нет, хотя должны быть, то по результатам аудита в плане исправления нарушений отметьте «Издать такой-то документ».

К обязательным документам для аудита относятся следующие:  

— Устав организации  

— Правила внутреннего трудового распорядка

— Локальные нормативные акты по работе с персональными данными

— Трудовой договор

— Штатное расписание

— График отпусков

— Табель учёта рабочего времени

— График сменности

— Инструкции по охране труда

— Расчётный листок

— Заявления об увольнении по собственному желанию, отпусках

— Уведомления от работодателя

— Приказы работодателя

— Трудовая книжка 

— Книги по трудовым книжкам

— Журналы инструктажей по охране труда и учёта движения путевых листов

Необязательные документы для проверки

Есть необязательные локальные нормативные акты, которые в определённых обстоятельствах тоже могут стать обязательными. 

К факультативным относятся следующие документы:


— Положение об оплате труда. Оно нужно, если у вас кроме окладов работникам установлены доплаты, надбавки, стимулирующие выплаты, разные виды премий (ежемесячные, квартальные, годовые) (ст. 135 ТК РФ).

— Положение по командировкам. Если вы часто отправляете работников в командировки, у вас должен быть локальный нормативный акт, в котором закреплён порядок возмещения расходов.

— Положение по предоставлению отпуска. Необязательный локальный акт, но имеет место, если у вас есть сложности с предоставлением отпуска, и вы хотите разработать отдельный документ. 

— Коллективный договор. Если работник или работодатель изъявит желание о заключении такого документа, то другая сторона обязана его заключить.

— Положение по аттестации, по установлению прохождения испытательного срока. Они понадобятся, если вы хотите увольнять людей из-за непрохождения испытательного срока или аттестации. Потому что при увольнении работника по этим основаниям такие документы должны быть по закону.


Как оформить результаты кадрового аудита

Результаты кадрового аудита можно оформить на выбор в виде акта или заключения, в котором указаны нарушения, выявленные при проверке. Далее действуйте по желанию: издайте приказ с перечнем нарушений, которые будут устранять или исправлять должностные лица, и приложением к нему или отдельным документом составьте план исправления.

Не забывайте о сроке давности. Для норм трудового законодательства он равен году (ст 4.5 КоАП РФ). Это означает, что работодателя могут привлечь к ответственности только в течение года с момента, когда совершено нарушение. Если же проверка придёт к вам в течение этого года, когда нарушение ещё не устранено, инспекторы не имеют права назначить максимальный административный штраф. Зафиксировать дату, когда вы исправляли эти нарушения, поможет план исправления и приказ, в котором прописана дата обнаружения нарушения. 

Ошибки, допускаемые при проведении кадрового аудита

— Неполное рассмотрение материалов (отсутствует просмотр всех кадровых документов и их соответствие фактической картине).

— Недостаточный профессионализм аудиторов. Это может стать причиной упущения нарушений.

— Отсутствие полного или точного документирования результатов анализа. Из-за этого не все найденные проблемы будут устранены в дальнейшем.

— После проведения аудита заказчик и его команда не получили полного понимания серьезности проблем и потенциальных рисков, а также отсутствует документированный план по устранению проблем и рекомендации специалистов.



Вам также может быть интересно
На что нужно обращать внимание при подборе персонала?
Современный digital-мир со своими тенденциями, трендами и постоянно развивающимися специалистами говорит нам о том, что всё легко и просто. Онлайн-курсы регулярно выпускаются и пользуются большим спросом. Можно предположить, что на рынке много грамотных специалистов, которые «объективно» претендуют на зарплату в 120 000 рублей и выше.
Читать больше
29 сентября 2023
Как определить критерии при подборе персонала
При подборе персонала большое внимание уделяется соответствию кандидата прописанным требованиям. Существует множество методов отбора сотрудников, среди которых просмотр резюме, собеседование, анкетирование, тестирование и так далее. Некоторые работодатели используют и нетрадиционные методы: физиогномику, соционику, графологию и даже изучение отпечатков пальцев. Однако в погоне за идеальным кандидатом многие работодатели забывают уделить должное внимание написанию объявления: формулировке корректных требований, соответствующих вакансии.
Читать больше
26 декабря 2022
Навыки как новый «язык» в сфере рекрутинга
Навыкам всегда уделялось особое внимание при приеме на работу. Если кандидат обладал нужными компетенциями, которые по привычке делят на профессиональные (hard skills) и корпоративные (soft skills), его скорее всего приглашали на желаемую должность. Однако в условиях постоянных изменений в мире сфера подбора персонала также стала нуждаться в преобразованиях. Какую роль теперь играет skill-based и как правильно организовать работу в новых реалиях — рассмотрим в статье. 
Читать больше
21 февраля 2023
Как увеличить конверсию сайта: 10 эффективных приемов
Задача сайта — конвертировать посетителей в покупателей. Часто бывает, что люди, заходя на него, просматривают несколько страниц и уходят. Посетители не выполняют целевое действие, а значит теряется потенциальная прибыль. Как это исправить — расскажем в статье.
Читать больше
17 ноября 2023
Оставьте заявку на бесплатную консультацию и получите уникальное предложение!