Электронный архив технической документации в жилой недвижимости на базе 1С. ЭДО
![](/local/templates/smart/img/articles/ico-header.png)
Решение автоматизировать систему ведения проектной документации, продиктовано необходимостью оптимизировать физический архив и исключить бумажные носители. В том числе полностью уходит необходимость организации и эксплуатации помещений для архивирования большого объема проектной документации девелопера федерального уровня.
Ведение и обязательный архив объемной документации, на бумажном носителе представляет собой риски и потери, а именно: длительный процесс согласования и передачи, утеря документации; необходимость наличия помещения для хранения и обеспечения сохранности архива; отсутствие оперативного доступа к информации; ограниченный срок хранения документации для информационно-справочных целей.
Отсутствует единая среда для коммуникаций участников процесса; обмена и хранения проектной документации.
- ускорить процесс согласования и подписания документации;
- обеспечить доступность документов на всем жизненном цикле;
- обмен информацией в форме электронных документов;
- обеспечить защищенность документации, снизить риски потери документов;
- создать юридически значимый электронный архив;
- бюджетный вариант и привычный интерфейс.
![электронный архив электронный архив](https://www.scb.su/upload/medialibrary/d2a/d2ad87fc1de5b63e1ec6da5bf02ef660.jpg)
- Расходы на распечатку, фальцовку и папки = 150 листов * 15 проектов * 50 руб/л. + 50 руб. * 15 папок = 113 250 руб./ 1 экземпляр проекта
- Трудозатраты ГИПа на подписание документов = 3000 листов * 0,5 мин / 60 = 25ч. / 1 экземпляр проекта
- Трудозатраты инженера на штамповку = 3 000 листов * 0,2 / 60 = 10ч. / 1 экземпляр проекта
- Трудозатраты архивариуса на проверку, оформление и сортировку документации = 3 000 листов * 2 мин / 60 = 100ч. / 1 экземпляр проекта
- Трудозатраты на поиск документации = 15 мин * 40 документов / 60 = 10ч. /месяц
- Экономия на аренде – площадь 10 кв. м. (даже при вертикальном хранении) на 1 год
- Исключение примерно 3,5 тн бумаги из архива, подлежащего хранению 5 лет
- Удаление источника и сборника типографской пыли
- Трудозатраты архивариуса на проверку, оформление и сортировку документации = 3 000 листов * 2 мин / 60 = 100ч. / 1 экземпляр проекта
- Нет необходимости в утилизации устаревшего архива.
![](https://www.scb.su/upload/medialibrary/e4d/e4d1f9de08ad38a6d3d57a5abff30b15.png)
![](https://www.scb.su/upload/medialibrary/bae/baec505b5062af142283a298c6654275.png)
![](https://www.scb.su/upload/medialibrary/8f2/8f2c626276fcddb53ded6c682e58f85f.png)
![](https://www.scb.su/upload/medialibrary/6db/6dbf2f60d2d2385687382fc1602fa9c4.png)
![](https://www.scb.su/upload/medialibrary/49c/49ce31677bd4d43b784d0071662e02af.png)
![](https://www.scb.su/upload/medialibrary/5e0/5e0f47b0bcffc1e8e4d57c3f015b3da7.png)
- Сокращение количества физического места для архивирования документации около 10 кв.м. для хранения 1 года;
- Повышение вероятности быстрее выйти на строительство за счет сокращения времени на согласование;
- Обеспечение пользователей актуальными и достоверными данными, оповещение о изменениях;
- Повышение скорости принятия решения о возможных изменениях в проектной документации;
- Надежное хранение за счет разграничения прав доступа и стандартных технологий резервного копирования;
- Неограниченное время хранения документов и чертежей в неизменном виде;
- Разработаны категории распределения заявок.
![](https://www.scb.su/upload/medialibrary/a7d/a7db07aea3cb0e9e17e91cd95f893841.png)
-
Данный проект- только часть того, что можно автоматизировать в документообороте архива, чтобы минимизировать использование бумаги и ускорить процесс поиска документов. Команда с этим справилась, и продолжает развивать проект дальше.