Оптимизировали работу бухгалтерии с помощью внедрения реестра оплат

Проблема

К нам обратилась компания, в которой требовалось оптимизировать работу отдела бухгалтерии. Как правило, в этой организации запросы от сотрудников поступали в крайний день для оплаты, поэтому откладывать платежи было нельзя. Бухгалтер постоянно был занят, даже потребовалось увеличить штат. В экстренном порядке приходилось изыскивать денежные средства (в том числе заемные) для оплаты важных платежей, что в свою очередь приводило к срыву сроков по оплате всех остальных. Планировать что-либо не представлялось возможным.

Решение

Был создан реестр с графиком оплат. Туда были включены все постоянные оплаты согласно договорам (аренда офиса, лизинговые платежи, платежи по кредитам и пр.), а также ориентировочные (налоги, зарплата, пополнение мобильной связи и интернета, бензин и пр.). Определен регламент оплат: единый канал связи, сроки составления реестра и сроки согласования оплат. До всех сотрудников донесли, что информацию об оплате необходимо предоставлять заранее.

Результат

Смогли начать планирование расходов, своевременно осуществлять оплату, благодаря чему отказались от заемных средств. Отсутствие просроченных обязательств и штрафных санкций позволило снизить процентную ставку по действующим кредитам, что, в свою очередь, повлияло на снижение расходов. Оптимизировали штат бухгалтерии и сократили расходы на персонал. Внедрение графика оплат значительно улучшило репутацию организации. Платежи проходили без задержек, не было штрафных санкций.