Внедрение документооборота
Проблема.
Каждая организация по мере расширения бизнеса сталкивается с проблемой управления внутренними организационными делами. В конечном счете оказывается, что ни один внутренний вопрос не может быть решен сотрудниками организации без непосредственного участия руководителя. Руководитель не успевает решать все вопросы, а если и решает, то есть большая вероятность допустить ошибки. Сотрудники постоянно ждут, пока руководитель освободиться от телефонных звонков, встреч и переговоров, чтобы решить с ними текущие вопросы, подписать договора, согласовать и подписать служебные записки и премии сотрудников.
Поскольку вопросы накапливаются, руководитель решает их «с ходу», в спешке, не особенно задумываясь о последствиях. А если вопросов много, и руководитель перегружен телефонными звонками и встречами, то их решение откладывается.
Внутренние проблемы нарастают как снежный ком. Что же делать?
Решение.
Мы помогли не одной организации внедрить систему электронного документооборота, в которой наладили обмен информацией между подразделениями, оптимизировали бизнес-процессы, повысили качество работы организаций, исключили ошибки, связанные с человеческим фактором.
Сформировать, подписать и отправить электронный документ можно нажатием одной кнопки — проще, чем бумажный. Такой обмен документами экономит время, позволяет быстро отправить, получить и найти нужный документ.
Все электронные документы фиксируются в едином журнале, в котором можно проследить весь путь: от их создания или получения до согласования с конкретными лицами и отправки.
Бухгалтер уже не тратит время на посещение контролирующих инстанций, а старается экономить свое время, представляя отчетность в электронном виде.
Руководитель не ждет месяцами подписанный партнером контракт, потому что может за считанные минуты отправить и получить его по электронной почте.
Сотрудники не оббивают пороги, дожидаясь, когда смогут согласовать или подписать документ у руководителя.
За счет применения электронных документов организация снижает расходы на бумагу, картриджи, курьеров, хранение бумажных архивов.
Кроме стандартного набора по обмену счетами-фактурами, накладными, актами, счетами, заказами, договорами мы помогли настроить в процессы согласования служебных записок и заявлений, приказов о премировании и др.приказы, которые подписывает руководитель.
- в 7-10 раз дешевле отправка документов через ЭДО чем на бумаге почтой,
- на 80% дешевле обходится хранение электронных документов,
- 30% времени сотрудников экономится на поиск и согласование электронных документов,
- 6% документов на бумаге теряются.
